KVKK Veri Saklama ve İmha Süreçleri

GalagoAI, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde veri saklama ve imha süreçlerini ölçülü ve denetlenebilir biçimde yürütür. Bu rehber, müşteri kurumların VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıtları için referans niteliğindedir.

Saklama Süreleri

• Çağrı ses kayıtları (WAV) — 90 gün — otomatik imha
• Transkriptler (metin) — 180 gün — otomatik imha
• Sentiment ve analiz çıktıları — 180 gün — otomatik imha
• Meta veri (UUID, tarih, süre) — 365 gün — otomatik imha
• Fatura ve muhasebe kayıtları — 10 yıl (VUK gereği) — otomatik imha yok

Süreler tenant bazında özelleştirilebilir — kurumsal pakette müşteri kendi kurum politikasına göre süreleri kısaltabilir veya uzatabilir (yasal üst sınır içinde).

Otomatik İmha Akışı

Saklama süresi dolan veriler gece 03:00 toplu işiyle geri dönüşümsüz olarak imha edilir:

• Ses dosyaları DOD 5220.22-M standardına uygun çoklu üzerine yazma ile silinir
• Transkript ve analiz kayıtları veritabanından CASCADE DELETE ile temizlenir
• Yedek sistemler 30 gün içinde aynı temizliği uygular
• İmha işlemi audit log'a kaydedilir; her tenant için aylık imha raporu üretilir

İmha raporu Ayarlar > KVKK > İmha Raporları sekmesinde indirilebilir; VERBİS denetiminde sunulabilir nitelikte hazırlanır.

Müşteri Silme Talebi (KVKK Madde 11)

KVKK Madde 11 kapsamında, son müşteri (kurumunuzun aradığı veya arandığı kişi) kendisine ait verilerin silinmesini talep edebilir. GalagoAI bu talebi karşılayan tam akışı sunar:

1. Tenant yönetici paneline Ayarlar > KVKK > Silme Talebi sekmesinden girer
2. Telefon numarası veya kimlik bilgisi ile arama yapılır
3. Eşleşen tüm kayıtlar (ses, transkript, meta) önizleme olarak listelenir
4. Onay sonrası 72 saat içinde silme tamamlanır
5. Talep sahibine silme tutanağı PDF e-posta ile gönderilir

Süreç kanıtlanmış ve VERBİS uyumludur; denetimde belge eksiği yaşanmaz.

VERBİS Kayıt Bilgi Notu

VERBİS kaydı müşteri kurumun yükümlülüğüdür — GalagoAI veri işleyen sıfatıyla hizmet sağlar, veri sorumlusu kurumunuzdur. VERBİS kaydında GalagoAI'ı "veri işleyen" olarak belirtmeniz gerekir:

• Veri işleyen unvanı: 324 Ajans Bilgi Teknolojileri (GalagoAI markası)
• Veri işleyen adresi: GalagoAI veri işleme adresi resmi tebligat alanına yazılır
• İşleme amacı: Çağrı merkezi otomasyonu, sentiment analizi, raporlama
• Veri aktarımı: Yurt dışı aktarım yok (tüm veri TR sunucularda)

İhlal Bildirimi

KVKK kapsamında veri ihlali durumunda GalagoAI, müşteri kurumu 72 saat içinde bilgilendirir. Tenant panele bildirim düşer, e-posta + Telegram (varsa) ile yönetici uyarılır; KVKK Kuruluna bildirim için gerekli teknik rapor sağlanır.