KVKK Aydınlatma Metni Şablonu Nasıl Düzenlenir?

Çağrı kaydı, sentiment analizi ve raporlama hizmetleri sunan tüm kurumlar 6698 Sayılı KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğü altındadır. GalagoAI ön tanımlı şablonlar sunar; kurum bilgileriyle 5 dakikada düzenleyebilirsiniz.

Yasal Çerçeve — Kısa Özet

• Veri sorumlusu: Çağrıyı yapan/alan kurum (siz)
• Veri işleyen: GalagoAI (sözleşmesel veri işleyen sıfatıyla)
• Açık rıza: IVR karşılama anonsunda işitsel uyarı + form üzerinde yazılı bilgi
• Saklama süresi: Kurumun belirlediği süre (önerilen 6 ay - 2 yıl)
• VERBİS: Belirli ciro/personel eşiğini aşan kurumlar kayıtlı olmalıdır

Adım 1 — Şablonu Açın

Panel > Ayarlar > KVKK Şablonları yolunu izleyin. 3 hazır şablon vardır: Genel İşletme (standart B2C iletişim), Sağlık Kuruluşu (hassas veri kategorisi vurgusu), Eğitim Kurumu (veli/öğrenci ayrımı).

Adım 2 — Kurum Bilgilerini Doldurun

Şablon içinde {{...}} ile işaretli alanlar kurum bilgilerinizle değiştirilir:

• {{KURUM_ADI}} — Resmi unvan
• {{ADRES}} — Kurum açık adresi
• {{VKN}} — Vergi numarası
• {{KEP}} — KEP adresi (varsa)
• {{IRTIBAT_KISISI}} — KVKK irtibat kişisi
• {{IRTIBAT_EMAIL}} — KVKK iletişim e-posta
• {{SAKLAMA_SURESI}} — Çağrı kayıtlarının saklama süresi

Adım 3 — IVR Karşılama Anonsuna Entegrasyon

Yasal uyarı çağrı kaydı başlamadan dinletilmelidir. Önerilen kısa metin: 'Çağrınız hizmet kalitemizi artırmak ve KVKK kapsamında ilgili mevzuat gereği kayıt altına alınmaktadır. Onay vermiyorsanız lütfen telefonu kapatın.'

Anons üretim seçenekleri: GalagoAI seslendirme (30 sn, plan dahili), profesyonel stüdyo kaydı (1-3 gün, dış maliyet), ekipteki bir sesle telefon kaydı (10 dk, ücretsiz).

Adım 4 — Yazılı Metin İndirme

Kuruma giren ziyaretçilere veya web sitesi formlarına eklemek için 'PDF/Word olarak indir' butonunu kullanın. İndirilen metin: kurum logosu (yüklediyseniz), yetkili imza alanı, tarih + versiyon numarası içerir.

Adım 5 — Versiyon Takibi

KVKK metniniz değiştiğinde sistem otomatik versiyon numarası atar (v1.0, v1.1, v1.2...). Eski versiyonlar denetim için saklanır.

Adım 6 — Müşteri Açık Rıza Kayıtları

Çağrı sırasında IVR anonsundan sonra arayanın hattı kapatmaması zımni onay sayılır. Açık rıza zorunlu olan veri kategorilerinde (sağlık, mali) DTMF onayı alınması önerilir: 'KVKK kapsamında çağrı kaydını onaylıyorsanız 1'e, onaylamıyorsanız 2'ye basın.'

Sık Karşılaşılan Sorular

Saklama süresi ne olmalı? — Yasal zorunluluk yok; sektör pratiği 6 ay - 2 yıl. Sektör Bakanlığı/EPDK gibi düzenleyiciye tabiyseniz onların kuralı geçerli.

Yurt dışına veri aktarımı var mı? — GalagoAI veri merkezi Türkiye'dedir (Turhost). KVKK madde 9 kapsamında yurt dışı aktarımı yapılmaz.

Veri sahibi başvurusunu (silme/aktarma) nasıl ele alacağım? — Panel > KVKK > Veri Sahibi Başvuruları sekmesinden çağrı kayıtlarını dahil/hariç ederek işleme alabilirsiniz.